为了搞好总会档案管理，确保档案的真实性、完整性、实用性和安全性，参照国家机关有关档案管理办法，结合总会实际，特制定本制度。  

一、总会办公室专人负责文件、筹资救助材料、公告信息、总会法人登记证书、分会登记证书、会员证书及总会所发的荣誉证书等的收集，并按照归档要求，做好清册保管。财务的会计凭证、会计帐簿、会计报表、均由会计人员按照归栏要求，做好保管清册。  

二、上级机关和总会的正式文件和信函，由专人填写阅件单，经会长批示后交有关人员阅处或由专人保存。每年年初将上年度档案材料整理成册入档，按规定保存。

三、总会档案分类：    

1、 收文；  

2、 发文；  

3、 信息；  

4、 专题材料；

5、 来函；

6、 重大会议资料（代表大会、理事会、会长办公会议）；  

7、 总会大事记；    

8、 书籍；    

9、 证书。  

四、总会法人登记证书、分会登记证书、会员证书须分年度集中保管，因需要查阅后由阅者负责按时放回原处。

五、外单位如借用总会档案，需经秘书长批准。

六、本制度从通过之日起实施。